Comment louer la salle des fêtes de ma commune ?

Mis à jour le - La Rédaction d'Annuaire-Mairie.fr

Salle des fêtes, louer une salle dans ma communeLes différentes salles communales sont gérées et entretenues par les communes. Une ou plusieurs salles sont mises à disposition des particuliers et organismes divers (associations, entreprises,...) suivant les communes. Ces salles sont régulièrement utilisées pour des réunions, des manifestations culturelles, ...
Découvrez sur cette page toutes les informations à connaître pour louer une salle communale, pour un mariage par exemple : principe de réservation, équipement de la salle, ménage, prix, caution et réglementation à respecter.

Réservation salle des fêtes

Combien de temps en avance faut-il réserver une salle des fêtes ?

Il est fortement conseillé d'effectuer la réservation de la salle communale qui vous intéresse le plus tôt possible. Si par exemple vous comptez la louer un week-end entre mai et septembre pour votre mariage, nous vous recommandons de contacter la mairie propriétaire de la salle au minimum 1 an à l'avance. Actuellement, les couples fiancés s'y prennent de plus en plus tôt pour préparer leurs mariages. Certaines salles très demandées ont une liste d'attente de 3 ans ! Il serait dommage que vous passiez à côté de la salle de vos rêves.
Après validation de votre date de réservation auprès de la Mairie, demandez-lui une confirmation écrite. Cela vous permettra de vérifier les dates et conditions de réservation.

Quelle est la capacité d'une salle des fêtes ?

Location d'une salle des fêtesIl est primordial, avant toute réservation, de connaître la capacité maximale de la salle communale convoitée. Chaque salle des fêtes a une capacité différente. Celle-ci est déterminée en fonction du type d'accueil du public (debout, assis, à table) et en fonction de sa configuration.
Suivant le nombre d'invités à votre mariage ou votre anniversaire, la mairie peut vous refuser une salle.
A savoir : Il est interdit de rajouter des sièges supplémentaires entraînant un dépassement du nombre de personnes maximales autorisées par le règlement de sécurité.
Vous avez l'intention d'inviter plus d'une centaine de personnes à votre mariage ? Si la salle des fêtes de votre ville est trop petite, renseignez-vous auprès des communes voisines pour connaître la liste de leurs bâtiments communaux.

Qui peut louer une salle communale ?

La location de salle communale est ouverte aux particuliers, aux associations et aux entreprises. En résumé, toute personne physique ou morale peut la louer.
Dans certaines villes, chaque salle peut être dédiée à différents types de manifestations :

  • Conférence,
  • Réunions,
  • Fêtes privés,
  • Assemblées générales,
  • Spectacle,
  • Concert,
  • Exposition,
  • Réunion de famille,
  • Braderie,
  • Réceptions,
  • Rendez-vous associatifs,
  • Rencontre culturelle,...

C'est notamment le cas dans les grandes villes comme Paris, Lyon, Marseille,... Pour réserver une salle pour votre mariage à Lyon ou Paris, contactez la mairie de votre arrondissement. Elle vous indiquera les salles disponibles et correspondantes à votre recherche.

Réserver une salle des fêtes

Contacter la Mairie

Pour réserver une salle des fêtes, vous devez contacter la mairie se situant sur la même commune que la salle qui vous intéresse. Par téléphone, demandez au standard de la mairie à parler au service de location de salle. Ils pourront vous renseigner sur la disponibilité des salles, leurs tarifs et les formalités liées à la réservation.
Il est possible de mettre une option de réservation de salle (sous réserve de disponibilité). Contactez votre mairie pour en savoir plus.

Dossier de demande de réservation

La Mairie de votre commune vous remettra un dossier de réservation. Vous devrez le compléter et l'envoyer au plus vite au gestionnaire de la salle. Assurez-vous que la date que vous avez fixée avec la Mairie soit réservée.
Le dossier de réservation, pour être complet, doit être composé des pièces suivantes :

  • Demande de réservation dûment remplie,
  • Règlement intérieur signé par le bénéficiaire,
  • Attestation d'assurance de Responsabilité civile fournie par le bénéficiaire spécifiant le lieu et la date de la location,
  • Justificatif de domicile,
  • Photocopie de votre carte d'identité,
  • Chèque de caution à établir à l'ordre du Trésor Public,
  • Le chèque d'arrhes (ou du montant de la location suivant la demande de la mairie),
  • Extrait K-bis pour pour les activités commerciales,
  • Extrait D1 pour les activités artisanales,
  • Avis de situation pour les auto-entrepreneurs.

La Mairie vous réclamera sûrement un écrit de demande d'utilisation de la salle au moins 1 mois avant l'évènement.
Cette demande, pour être validée, devra comportée les mentions suivantes :

  • Type d'évènement,
  • Programme,
  • Nombre maximal d'invités,
  • Date et heure du début et fin de la manifestation.

Horaires d'utilisation

Chaque salle a des horaires de disponibilité différente. Ces horaires sont fixées directement par la Mairie.
Les salles des fêtes proposent, dans un grand nombre de communes, un forfait week-end spécial Mariage. Celui comprend :

  • Remise des clefs vendredi à 10h
  • 2 jours complets de location
  • État des lieux lundi à 9 h

Ce forfait week-end est une très bonne option pour votre mariage. Il vous permet de :

  • gagner une journée pour réaliser la décoration de la salle,
  • pouvoir effectuer le ménage tranquillement le dimanche en fin de journée, après le brunch.

Équipement salles des fêtes

L'équipement standard

équipement d'une salle des fêtes communale

L'équipement standard des salles des fêtes se compose :

  • De tables et chaises
  • Un frigo
  • Un évier
  • Une gazinière
  • Un four
  • Un lave-vaisselle
  • Un micro-ondes
  • Un balai-brosse + un seau
  • Des toilettes
  • Un parking
  • Des vestiaires
  • Un chariot à servir

Cet équipement est donné à titre indicatif. Rapprochez-vous du gérant de votre salle des fêtes pour connaître l'équipement exact mis à disposition.
Lors de l'organisation d'un mariage, il est indispensable de vérifier auprès de votre traiteur si le matériel en cuisine mis à sa disposition lui convient. Si ce n'est pas le cas, vous devrez trouver avec lui des solutions. Certains traiteurs sont équipés de camions et n'ont pas besoin de cuisine sur place.

Équipement à la charge de l'utilisateur

Pour une meilleure organisation de votre évènement, vous devrez penser à apporter du matériel supplémentaire.
A la charge de l'utilisateur :

  • Vaisselle
  • Produits d'entretien (liquide vaisselle, javel, ...)
  • Papier toilettes
  • Essuie-tout
  • Torchons
  • Sacs poubelles
  • Prévoir la mise à disposition de cendriers à l'extérieur pour ramasser plus facilement les mégots le lendemain.

La vaisselle n'est pas fournie par la Municipalité. Vous devrez la louer. Renseignez-vous auprès d'une entreprise spécialisée ou directement avec votre traiteur.
A savoir : certaines mairies proposent du mobilier en location.

Faut-il faire le ménage dans une salle des fêtes ?

L'utilisateur a comme obligation de rendre les lieux propres :

  • Tables et chaises nettoyées, rangées et empilées,
  • Décoration supprimées ainsi que leurs systèmes de fixation (clous, scotch,...)
  • Matériel de cuisson, de lavage et réfrigérant vidé et nettoyé
  • Sanitaires lavés
  • Sols balayés et lavés
  • Déchets évacués (poubelles, mégots, ...),
  • Abords nettoyés,
  • Panneaux, affichages,... ayant assuré la promotion de l'évènement retirés.

Toute salle rendue dans un état de malpropreté constaté lors de l'état des lieux fera l'objet d'une facturation supplémentaire.
L'état des lieux doit se faire avant et après la location.
Certaines salles communales propose un forfait ménage entre 50 et 150 € environ.

Quel est le prix de location ?

Le prix d'une salle des fêtes

Le tarif de location d'une salle des fêtes dépend de plusieurs facteurs :

  • Emplacement de la salle
  • Ville
  • Jour de réservation (le week-end vous coutera plus cher qu'une salle en plein milieu de la semaine)
  • Nombre de jours de réservation
  • Capacité de la salle
  • Équipements de la salle
  • Niveau de modernité de la salle (une salle refaite à neuf proposera généralement des tarifs plus élevés)

Chaque commune est libre de fixer elle-même son prix de location d'une salle communale pour un mariage ou un baptême par exemple.
La location d'une salle des fêtes communale coûte en moyenne :

  • Entre 50 et 400 € pour une salle appartenant à une petite commune (moins de 15 000 habitants)
  • Entre 400 et 1500 € pour une salle située sur une commune ayant entre 15 000 et 50 000 habitants
  • 700 € minimum pour une salle située dans une commune de plus de 50 000 habitants.

Les prix sont donnés à titre indicatif. Pour connaître les prix de location de votre commune, contactez directement votre mairie.

Qui peut bénéficier d'un tarif réduit ?

Réserver une salle des fêtesLa plupart des communes accorde un tarif préférentiel aux résidents de leurs communes. L'objectif est de leur faire profiter de leurs salles communales en priorité.
Les habitants de la commune peuvent obtenir jusqu'à 50 % sur le prix de location d'une salle commune, à condition qu'ils soient contribuables à un impôt local pour un bien situé sur le territoire de la commune.
Les associations subventionnées par la ville peuvent gagner 80 % sur le prix de la salle commune pour une manifestation payante par an.
Pour certaines occasions, vous pouvez même bénéficier d'une gratuité de location. Par exemple pour des manifestations co-organisées ou en partenariat avec votre Ville. Les mairies mettent aussi des locaux à disposition pour les différentes associations.

Versement d'arrhes / caution

Vous trouverez ci-dessous les conditions applicables dans la majorité des salles des fêtes communales :

Arrhes

Il vous sera demandé généralement en arrhes 30 % du montant total de la location à la réservation + 20% supplémentaire un mois avant le début de la location.

Caution

Un chèque de caution vous sera demandé. En moyenne, le montant demandé est de 500 €. La caution vous sera remise après l'état des lieux, suite à la manifestation.

Frais d'annulation

Certaines salles peuvent appliquer des frais d'annulation pour désistement :

  • Entre 1 an et 3 mois avant le début de la location : 25 % du montant de la location,
  • Moins de 3 mois avant la location : 100 % du montant de la location.

Les chèques (arrhes, caution et location de la salle) doivent être déposés en Mairie, à l'ordre du Trésor Public.

Que comprend le prix de la location d'une salle des fêtes ?

Le tarif fixé par la mairie comprend normalement :

  • Location du mobilier déjà présent dans la salle : table, chaises,...
  • Frais de fonctionnement : consommation d'eau, d'électricité et de gaz naturel
  • Mise à disposition de la cuisine

Il est fortement conseillé de faire valider ces 3 points avec la Mairie, au moment de la réservation. Auquel cas, il faudra ajouter des frais supplémentaires au prix de location de la salle.
Le tarif de location d'une salle des fêtes communale ne comprend pas le ménage. C'est un supplément à payer en plus du prix de la location.

Règlementation

Conditions de location

Quelques règles sur le règlement intérieur de location de salles communales à connaître :

  • La commune se réserve un droit de priorité sur les salles municipales, notamment pour l'organisation d'élections, de campagnes électorales, plan d'urgence d'hébergement, organisation de l'accueil des loisirs, réunions publiques, manifestations municipales, évènements imprévus au moment de la réservation ou travaux importants à réaliser.
  • Les associations peuvent bénéficier à titre gratuit des salles municipales pour une ou plusieurs activités régulières accordées en début de saison.
  • La sous-location est interdite.
  • L'utilisation gratuite est accordée une fois par an au service communal.
  • Le rangement et le nettoyage de la salle, de la cuisine et des toilettes, de son matériel et de ses abords est à la charge du bénéficiaire. Les sacs poubelles devront être emportés.
  • L'utilisateur doit se munir de ses propres produits et matériels d'entretien nécessaire au nettoyage de la salle.
  • Les issues de secours doivent être dégagées en permanence.
  • Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans les salles municipales (barbecue, bouteille de gaz,...)
  • Il est interdit de fumer dans les lieux publics.
  • Le bénéficiaire se doit d'éviter toutes nuisances sonores pour les riverains de la salle. Il garantit l'ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking. Il doit éviter les cris et tout dispositif bruyant (pétard, feux d'artifices,...)
  • Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s'assure de l'absence de risque d'incendie, d'inondation ou d'intrusion.

Tout utilisateur devra se conformer au règlement intérieur.

Questions diverses

Les salles communales peuvent-elles être mise à disposition des associations ?

Comme évoqué précédemment, les salles communales sont mises à disposition par les mairies pour les associations. En plus, ces dernières bénéficient d'un tarif préférentiel pour la location.

Faut-il vivre dans la commune pour réserver la salle de fêtes ?

En règle générale, il est conseillé d'habiter dans la commune (ou d'y avoir un parrain) pour réserver une salle des fêtes.
Si vous ne vivez pas dans la commune, vous pouvez toujours faire une demande de réservation. Par contre, il faut savoir que vous ne serez pas placé en priorité.
L'attribution est effectuée dans l'ordre d'arrivée des demandes. En cas de demandes effectuées le même jour, la priorité est donnée :

  • Aux cérémonies civiles,
  • Aux animations de la Commune,
  • Aux associations de la Commune,
  • Aux habitants de la Commune.

Toute demande n'entrant dans aucune de ces catégories sera traitée au cas par cas dans chaque mairie.
Attention, certaines mairies proposent des salles exclusivement réservées aux habitants de la commune.
Pour l'organisation d'un mariage, au moins l'un des mariés ou à défaut ses parents doivent habiter la commune.

Tapage nocturne et limiteur sonore

Depuis un décret en date du 31 août 2006, les troubles de voisinage sont une infraction sanctionnée par l'article R. 1334-31 du code de la santé publique.
«Aucun bruit particulier ne doit, par sa durée, sa répétition ou son intensité, porter atteinte à la tranquillité du voisinage ou à la santé de l'homme, dans un lieu public ou privé, qu'une personne en soit elle-même à l'origine ou que ce soit par l'intermédiaire d'une personne, d'une chose dont elle a la garde ou d'un animal placé sous sa responsabilité.»
Le tapage nocturne tel que sanctionné par la loi inclut tous les bruits émis par une personne, une chose ou un animal entre 22 heures et 7 heures.
De nombreuses salles des fêtes sont désormais équipés de limiteur sonore. Ceux-ci, dès que le niveau de bruit est trop élevé, coupe la musique.

Salle des fêtes communale pour un mariage

Oui, vous pouvez réserver une salle des fêtes communales pour votre mariage (ou votre PACS). Contactez sans plus attendre votre mairie pour connaître les conditions de réservation et fixer ensemble une date.